Bij Logius heet het de Digistorm, bij de Belastingdienst de Aangiftecampagne. Beide organisaties hebben elkaar hard nodig tijdens deze spannendste en drukste periode van het jaar. Hoe zorgen ze dat tussen 1 maart en begin mei 12 miljoen belastingaangiftes vlekkeloos verwerkt kunnen worden?

Niets mag fout gaan tijdens de aangifte, want ook dit jaar ligt de Belastingdienst onder een politiek vergrootglas. Dat betekent dat ook Logius op scherp staat. ‘Goede voorbereiding is cruciaal’, vertelt Henk Kouwenhoven die dit jaar voor de derde keer bij Logius is ingevlogen als projectleider. Als voormalig adviseur bij de Belastingdienst is hij de ideale verbindingsofficier in deze periode, waarbij soepele samenwerking tussen beide organisaties cruciaal is. Kouwenhoven werkt nauw samen met Jan Leijten, voorzitter van de Controlroom bij de Belastingdienst.

Sloepentocht

In november startten zowel Kouwenhoven (bij Logius) als Leijten (bij de Belastingdienst) hun projectteams op. Beide teams begonnen in deze voorbereidingsfase met een evaluatie. ‘Tijdens de vorige Digistorm ging DigiD bijvoorbeeld over naar een nieuw datacentre met nieuwe applicaties’, vertelt Kouwenhoven. ‘Dat zijn serieuze veranderingen die om een uitgebreide testperiode vragen.’ Zijn team bestaat uit zo’n twintig mensen uit allerlei afdelingen bij Logius.
Bij de Belastingdienst houdt de Controlroom onder leiding van Jan Leijten van eind februari tot begin mei dagelijks incidentenberaad. De Controlroom bestaat uit mensen van zo’n twaalf afdelingen. Leijten: ‘We hebben net de jaarlijkse kick off gehad. Eind februari houden wij een sloepentocht. Dan bespreken we nogmaals de procedures en evalueren we wat goed ging en wat dit jaar beter moet.’

"Om de Digistorm zo goed mogelijk te laten verlopen, is transparantie cruciaal."

Freeze

Logius richt de hele infrastructuur in op het verwerken van deze grootste piek van het jaar. Kouwenhoven: ‘Dit jaar is de DigiD-infrastructuur veranderd. Dat betekent dat we nu draaien op drie identieke systemen: ‘Nodes’. Als één van de deze systemen niet beschikbaar is, dan is dat geen probleem: de infrastructuur blijft dan gewoon operationeel en gebruikers kunnen blijven inloggen met hun DigiD. Ook hebben we dit jaar wederom een ‘freezeperiode’ ingesteld, waarbij alle onderhoudswerkzaamheden zo veel mogelijk worden beperkt. Dat scheelt stress in deze drukke periode.’

Militaire operatie

In 2017 vonden tijdens de piekperiode per minuut 4346 DigiD-authenticaties plaats, in totaal 67 miljoen. De systemen trokken het prima. ‘Afgelopen jaar verliep vlekkeloos, haast saai’, vertelt Kouwenhoven. ‘Ik ben één keer wakker gebeld. Een collega belde me toen de aangifteperiode afliep ’s nachts om me te feliciteren.’
De piekmaanden maart en april verlopen haast als een militaire operatie. Leijten: ‘Het team is deze periode druk met talloze incidenten, zoals technische verstoringen. We doen het zeer goed als de burger deze als ‘niet of nauwelijks gemerkt’ ervaart. Het helpt dat jaarlijks een aantal dezelfde mensen terugkeren in het team. We weten wat we aan elkaar hebben. Het zijn ook mensen die goed kunnen inschatten wat het effect van een probleem is voor de hele keten, en niet alleen voor hun eigen schakel.’

Voor een goed verloop van de operatie is transparantie cruciaal. ‘Het management binnen de Belastingdienst bieden we zekerheid door ze voortdurend op de hoogte te stellen van wat er speelt. Zo tonen we dat we in control zijn. En geruststelling bij bestuurders creëert rust bij de operationele afdelingen.’
 

''Tijdens de piekperiode in 2017 waren er 4346 DigiD-authenticaties per minuut'.'

Vertrouwen

De rolverdeling tussen Logius en Belastingdienst is gelijkwaardig, de samenwerking intensief. ‘We zijn van elkaar afhankelijk’, verklaart Kouwenhoven. ‘In principe gebeurt bij Logius op dit dossier niets buiten mij om. En als er zaken mis gaan bij Logius, rapporteer ik dat. Vertrouwen is een belangrijke voorwaarde voor goede samenwerking, in de hele keten. Als dat er niet is, gaan mensen communiceren buiten de lijn om. En dan krijg je chaos. Onze aanpak toont hoe belangrijk nauwe samenwerking binnen de keten is. Daar heeft iedereen alleen maar baat bij.’