Sinds dit jaar bepalen de specialisten van MijnOverheid elk kwartaal samen de planning van werkzaamheden voor het portaal, in een meerdaagse bijeenkomst. In het routekaartoverleg doen enkele grote afnemers het voorwerk. Waardevol, vinden Jenny Cals van de SVB en Bas Kooter van Logius.

Logius werkt sinds januari 2019 volgens de methode SAFe (Scaled Agile Framework). In deze werkwijze verdeel je je planning in periodes van drie maanden, oftewel PI’s (Program Increments). Vóór een nieuwe PI begint, bepaal je met alle betrokkenen de prioriteit van wat je gedaan wilt hebben. In een PI-planning pakken de ontwikkelteams de prioriteiten op en plannen ze in. Het routekaartoverleg levert daarvoor belangrijke input.

Jenny Cals
Jenny Cals

Kijkje in de keuken

Jenny Cals, die namens de Sociale Verzekeringsbank deelneemt aan het routekaartoverleg en de PI-planning: ‘Zo’n PI-planning is mooi om te zien. Je krijgt een kijkje in de keuken bij Logius en krijgt meer gevoel bij de planning voor de komende maanden. Je ziet daar de uitwerking van de discussies in het routekaartoverleg.’

Ook Bas Kooter is enthousiast: ‘Een PI-planning is echt een happening. We organiseren als Logius vier van die meerdaagse evenementen per jaar, met meer dan 300 deelnemers per keer. Dat vind ik van lef getuigen. Het is een nieuwe manier van werken, waar we als organisatie echt onze nek mee uitsteken. En ook als individu: ik zie collega’s die tijdens zo’n event ineens voor grote groepen een presentatie moeten houden over ‘hun’ werk en dat fantastisch doen.’

Prioritering

Het routekaartoverleg is als voorbereidend overleg voor de PI-planning wat minder groots en meeslepend. Bas: ‘MijnOverheid heeft ruim 400 aangesloten organisaties. Het is ondoenlijk om met alle 400 tegelijk te overleggen. Dus in het routekaartoverleg bepalen we met een select gezelschap de belangrijkste onderwerpen voor de komende drie maanden en stellen we de prioriteiten vanuit afnemersperspectief vast. Daarnaast hebben wij als Logius nog onze eigen prioriteiten. Vergelijk het maar met een nieuwe keuken. De bewoner wil graag een nieuw fornuis maar de installateur moet zorgen dat er ook een gasleiding is. Dat moet je allebei inplannen.’

"Vergelijk het met een nieuwe keuken: als je een nieuw fornuis wilt, moet de installateur zorgen dat er ook een gasleiding is. Dat moet je allebei inplannen."

Bas Kooter
Bas Kooter

‘We verdelen schaarste’

‘Ons routekaartoverleg gaat over functionaliteiten van MijnOverheid die we als afnemers willen toevoegen, veranderen of verbeteren’, vult Jenny aan. ‘En daarmee ook over afhankelijkheden en belangen. Want welke wens van welke organisatie krijgt voorrang? En op welke gronden? We verdelen schaarste; de druk op de teams die de afgesproken prioriteiten uit gaan voeren is groot. Dat levert regelmatig discussie op. Bovendien hebben wij als deelnemers soms uiteenlopende meningen over hoe een voorziening van toegevoegde waarde kan zijn.’

Bas: ‘Het is een complex veld waarin wij ons werk doen, en we willen het ook zo goed mogelijk doen. Niet alleen voor de minister en voor deelnemende organisaties, maar vooral ook voor die 8 miljoen gebruikers van MijnOverheid. Dat levert continu dilemma’s op. Het mooie van het routekaartoverleg is dat je daar een open gesprek over kunt voeren. Al is de werkwijze soms nog wel wat zoeken.’

Passen en meten

‘De uitdaging is het organiseren van de betrokkenheid van zoveel mogelijk stakeholders’, stelt Bas. ‘De wil is er, maar participeren kost veel tijd en die is er niet altijd.’ Jenny herkent dat: ‘Het kost tijd en iedereen heeft het al druk. We proberen daar wel oplossingen voor te vinden. Zo gaat UWV ook namens ons naar de overleggen over DigiD en komen niet alle gemeenten apart maar is de Nederlandse Vereniging van Gemeenten aanwezig bij de overleggen over MijnOverheid. Meedoen is voor mij belangrijk om echt samen de werkwijze te kunnen verbeteren. Ik denk dat het de moeite waard is.’

Meer weten over de PI-planning? Lees dan verder in het jaarverslag van Logius.