Digitale facturen die met één druk op de knop worden aangemaakt, ingediend, goedgekeurd en betaald. Dat zijn voordelen van de e-factuur. Steeds meer bedrijven en overheden stappen over: het gebruik steeg het afgelopen jaar 35%. Justin de Jager en Raymond Dijkstra noemen dit slechts het 'topje van de ijsberg'.

In vijf seconden geld op je rekening

Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand waarmee je automatisch kunt factureren. De Jager, dossierhouder e-factureren bij BZK: “In het ideale geval is de factuur al gekoppeld aan een inkoopordernummer. Als duidelijk is dat een dienst is geleverd, hoeft er zelfs geen mens aan te pas te komen om de factuur te betalen. Dan gaat uitbetaling heel snel.” Dijkstra, business consultant e-factureren bij Logius geeft aan: “E-factureren versnelt het administratieve proces en verkort de betaaltermijn. Al heb je door de menselijke schakel natuurlijk altijd te maken met bepaalde doorlooptijden. Als het proces volledig automatisch is ingericht, kan het bedrag in potentie vijf seconden na het versturen van de factuur op de rekening van de debiteur staan.”

Raymond Dijkstra
Raymond Dijkstra

Module in financiële pakketten

E-factureren is helemaal niet moeilijk, stelt De Jager. “Een groot deel van de in Nederland aangeboden financiële pakketten voor ondernemers heeft er een module voor. Je krijgt een scherm te zien dat de gegevens inlaadt en met een druk op de knop maak je de factuur aan.” Dijkstra: “Het systeem gebruikt een uniek nummer om de e-factuur naar de juiste overheidsorganisatie te sturen. Dit Overheids Identificatie Nummer (OIN) is een soort digitaal huisadres, te vinden op de website van Logius of via de Helpdesk van het kenniscentrum e-factureren. Bij deze helpdesk kun je ook terecht met alle andere vragen. Bijvoorbeeld over mogelijkheden om ook aan bedrijven te e-factureren. Want als je toch al de Rijksoverheid e-factureert, waarom dan niet ook andere bedrijven?”

"E-factureren versnelt het administratieve proces en verkort de betaaltermijn."

Justin de Jager
Justin de Jager (foto door René de Gilde)

Enorm groeipotentieel voor e-factureren

Sinds januari 2017 vragen overheden aan bedrijven om te e-factureren. Organisaties die na 1 januari 2018 een inkoopcontract hebben afgesloten moeten verplicht elektronisch facturen. En vanaf april 2019 zijn alle overheden verplicht e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken volgens de nieuwe NLCIUS-standaard. Hierdoor nam het aantal e-facturen het afgelopen jaar met 35 procent toe. De verplichting helpt, zegt De Jager. “Tegelijkertijd doen de 40 softwareleveranciers en koepelorganisaties die de infrastructuur voor e-factureren verzorgen, actief aan acquisitie. Bovendien gaf BZK de opdracht om gemeenten actief te helpen bij het implementeren van e-factureren.” Dijkstra: “In Europees verband ontwikkelen internationale werkgroepen Europese standaarden voor diverse andere digitale berichtsoorten. Nederland participeert daarin goed, ook dat helpt. Al is dit slechts het topje van de ijsberg. In aantallen is e-factureren nu nog een klein domein voor Logius.” De Jager: “Door toenemend gebruik en mogelijke verbreding naar andere digitale berichten kan dit domein de komende tijd verhonderdvoudigen. Het heeft dus een enorm groeipotentieel.”

Meer weten?

Met e-factureren verloopt het facturatieproces tussen leverancier en overheid volledig digitaal. Meer weten? Ga naar www.logius.nl/diensten.