Dit artikel hoort bij: Logius Jaarverslag 01

Samen plannen maken

Drie mensen kijken naar post-its op een tafel

Ontwikkelaars van DigiD, DigiD Machtigen en MijnOverheid ontmoeten sinds januari 2019 elke drie maanden hun opdrachtgevers en andere stakeholders tijdens een gezamenlijke planningsessie. Op dit zogenoemde Program Increment (PI) Planning Event overleggen teams van de verschillende voorzieningen met elkaar en met stakeholders. Het resultaat: betere samenwerking en een transparante planning.

Wat doen we tijdens een PI-planningsevent?

Deze infographic laat de verschillende onderdelen die de deelnemers doorlopen tijdens de tweedaagse. Klik op de bolletjes om te zien wat er per onderdeel gebeurt.

Businesscontext

De directeur beschrijft de huidige situatie waarin Logius zich bevindt en vertelt hoe de huidige dienstverlening aansluit bij de behoeften van de gebruikers.

Productvisie

Productmanagement presenteert de visie voor zijn producten of productgroep voor de komende periode, vertelt wat er verandert is sinds het vorige planningsevent én kijkt vooruit naar komende mijlpalen.

Architectuurvisie + ontwikkelaanpak

Systeemarchitect presenteert met de architectuurvisie de wijze waarop de nieuwe veranderingen ontwikkeld moeten worden.

Planningscontext

De Release Train Engineer presenteert op de 1e dag van de PI planning aan de hand van zijn dagagenda het planningsproces voor de teams en stakeholders. Hij/zij geeft ook aan dat de gedeelde inzet van alle teams, businessowners en stakeholders is voor de verwachte uitkomsten van de twee PI dagen. Dit resulteert namelijk in een gedeeld beeld van de planning voor het volgende Program Increment (periode van een kwartaal).

Team Break-outs

Teams schatten hun capaciteit in voor iedere verandering en beschrijven wat ze gaan doen. Dit wordt voor iedereen zichtbaar gemaakt.

Presentatie conceptplannen

De teams laten zien wat gaan doen en vertellen wat ze nodig hebben van andere teams. Stakeholders, productmanagement en andere teams beoordelen en geven terugkoppeling.

Management Review en problem solving

Het management bespreekt de conceptplannen en lost knelpunten op, vaak in afstemming met de belangrijkste stakeholders.

Terugkoppeling Management Review

Aan het begin van dag twee presenteert het management de aanpassingen aan de omvang en middelen van de planning.

Team Break-outs

De teams gaan verder met het plannen van werk, verwerken de gewenste aanpassingen en maken hun plan definitief.

Presentatie definitieve plannen

Alle teams presenteren hun definitieve plannen aan alle aanwezigen. De teams benoemen ook alvast risico’s en belemmeringen die in een latere fase worden opgepakt.

Treinrisico’s (programmarisico’s)

De risico’s worden ingedeeld en in één van de volgende categorieën geplaatst. Resolved: het is toch geen probleem. Owned: iemand neemt de verantwoordelijkheid voor het probleem om dit op een later moment op te lossen. Accepted: sommige risico’s bestaan en moeten onderkend zijn. Mitigated: teams kunnen met een plan komen om de impact te verkleinen.

Confidence Vote

De teams stemmen of zij vertrouwen hebben in het behalen van de doelen.

Planning Retro + vervolg

De begeleider geeft een terugblik en benoemt wat er goed ging, wat niet en wat volgende keer beter kan. De teams maken afspraken hoe de doelen worden gedeeld binnen de organisatie.

Vijf stakeholders die aanwezig waren op het afgelopen PI-planning event in januari delen hun ervaringen.

Bas Berkhout, projectmanager eID – RDW

“Bij de RDW hebben we sinds november 2014 een contactloze chip op het rijbewijs, waarmee je kunt inloggen met DigiD Substantieel en sinds juni 2018 ook voor DigiD Hoog. Daarnaast kan de politie het rijbewijs bij een controle digitaal uitlezen. Het event schept vooral helderheid. We maken met elkaar risico's en afhankelijkheden tussen verschillende teams en werkzaamheden duidelijk. Bovendien wijzen we aan wie waarvoor verantwoordelijk is. Vooraf doen we een prioriteringsslag en tijdens het event voorzien we de teams van antwoorden over de planning. Zij hoeven zo niet te wachten op een volgend projectleidersoverleg bijvoorbeeld. Voor beide partijen wordt op het event heel duidelijk wat we willen en wat ermee bedoeld wordt. Zo komen we tijdens de uitvoering niet voor verrassingen te staan.”

Bob van Os, programmamanager eID – Nictiz expertisecentrum e-health

“De wet Digitale Overheid schrijft voor dat burgers straks binnen het hele zorgdomein op een hoger betrouwbaarheidsniveau moeten kunnen inloggen met DigiD. Bijvoorbeeld om een afspraak te maken of gegevens uit te wisselen met een zorginstelling. We doen pilots om die nieuwe inlogtechnieken in de praktijk te toetsen. We streven naar een nieuwe verbrede DigiD die ook werkt op Apple-apparaten en een oplossing met DigiD die groepsaansluitingen mogelijk maakt. Doordat we op het event de planning van de ontwikkelaars doornemen, worden de prioriteiten transparant. Daardoor kunnen we ook verder met onze eigen projectplanning. Het event is voor mij hét moment om ideeën en behoeftes te uiten. Ik hoop dat de events zo effectief blijven als het nu zijn, want het heeft nu het echt toegevoegde waarde.”

Mark de Wit, releasetrain engineer – Logius

“Op het event komen stakeholders, management en medewerkers van Logius en leveranciers samen om een transparante planning te maken. Dit bevordert inzicht, samenhang, eigenaarschap en helpt afhankelijkheden en risico's te signaleren. Dat zorgt ervoor dat de planning haalbaar wordt. De transparantie is ook eng, vooral omdat er tijdens dit event veel stakeholders aanwezig zijn. Toch ontstaat er een veilige omgeving. Het geeft veel energie dat de teams direct kunnen schakelen met externe stakeholders. Zo was er een ontwikkelaar die al een paar jaar aan DigiD werkte en zei: 'ik heb nog nooit een stakeholder in het echt gezien!'. Nu begrijpen ontwikkelaars beter wat stakeholders nodig hebben en stakeholders begrijpen beter wat er bij de ontwikkeling en het beheer van onze voorzieningen komt kijken.”

Jose Dominguez, beleidsmedewerker MijnOverheid – ministerie van BZK

“Het huidige ontwerp van MijnOverheid is ingericht vanuit de bronnen die de gegevens beheren, in plaats van op de onderwerpen waarop mensen zoeken. Dat willen we veranderen. En op termijn willen we ook dat je berichten uit de buurt ziet: bijvoorbeeld als de buurman een vergunning heeft aangevraagd. Tijdens het event kan ik aan technici uitleggen waarom het zo belangrijk is dat burgers merken dat MijnOverheid wordt verbeterd. Technici vertellen vervolgens wat ze daarvoor nodig hebben. Wat ik goed vind is dat de stakeholders en ontwikkelaars van de verschillende Logius-voorzieningen bij hetzelfde event zijn. We zijn immers van elkaar afhankelijk. Je zag mensen samenwerken die normaal gesproken in verschillende gangen zitten. Dat leverde veel energie op.”

Erik Boerma, rechter en portefeuillehouder Toezicht bij de Rechtspraak

“Na een rechterlijke uitspraak, bijvoorbeeld na een onderbewindstelling, veranderen mensen juridisch van status. Iemand voert bewind over je omdat je zelf niet meer in staat bent goed voor jezelf te zorgen. Jij mag dan zelf iets niet meer, bijvoorbeeld je financiën beheren. De bewindvoerder krijgt er juist een bevoegdheid bij. Dat soort informatie willen we digitaal ontsluiten, zodat bewindvoerders officieel kunnen opereren als gemachtigde. Na het event ging ik tevreden naar huis, want ik merkte hier dat Nederland best wel goed georganiseerd is. Wat me het meest raakte op het event was een presentatie waarbij verteld werd dat Apple een authenticatietechniek nog niet vrijgaf. Half Nederland heeft een iPhone! Als overheid moeten we grip hebben op dit soort technieken. Het is daarom heel belangrijk dat de overheid een sterke visie heeft op digitalisering en weet hoe je dat voor elkaar krijgt. Daarom ben ik blij dat wij als opdrachtgevers gezamenlijk digitale voorzieningen beter maken voor burgers.”

Man plakt iets op scrumboard

Dit zijn foto's die tijdens het PI-planningsevent zijn gemaakt in januari 2019

Groep mensen aan een tafel met elkaar in overleg
Vrouw plakt iets op scrum board
Iemand schrijft iets op gekleurde vellen
Post-its op een scrumboard